Соискательница приходит на собеседование, а вместо короткой беседы получает анкету на десять страниц: состав семьи, вероисповедание, кредиты, вредные привычки. Отказаться неудобно — работу ещё не предложили, портить впечатление не хочется. Специалист Национального центра защиты персональных данных прямо называет это находкой проверок: наниматели собирают о кандидатах и работниках заметно больше, чем нужно для дела, а объём анкеты «часто зависит от фантазии и любопытства нанимателя». Разбираемся, где проходит граница между законным сбором сведений и нарушением — отдельно для кандидатов и отдельно для уже оформленных сотрудников.

Кандидат — ещё не сотрудник, и это меняет всё

Ключевая ошибка нанимателей — думать, что раз человек претендует на работу, к нему уже применяются кадровые правила обработки данных. Это не так. Пока трудовой договор не подписан, отношения между кандидатом и компанией — это не трудовые отношения, и льготное основание Трудового кодекса (обработка без отдельного согласия) на этом этапе не действует.

Из этого вытекает практическое следствие: если резюме пришло на почту компании само по себе, HR обязан получить у кандидата согласие на обработку — прежде чем открывать файл и знакомиться с содержимым. До получения согласия нужно простым языком объяснить кандидату его права как субъекта персональных данных и последствия согласия или отказа — эту информацию направляют отдельно от прочей переписки.

Пример: резюме без согласия

Кандидат прислал резюме на общую почту компании hr@company.by. Формально до получения его согласия компания не вправе даже открывать вложение как персональные данные для дальнейшей обработки — правильный порядок: ответить письмом с предложением дать согласие и разъяснением прав, дождаться ответа и только потом брать резюме в работу. Если кандидат отказался — письмо с резюме нужно удалить.

Что можно спрашивать у кандидата, а что уже лишнее

Закон требует, чтобы объём собираемых данных соответствовал заявленной цели без избыточности — и именно это правило чаще всего нарушают анкеты соискателей. По разъяснению НЦЗПД, граница проходит так:

  • Можно и нужно. ФИО, контактные данные, образование, квалификация, опыт работы, профессиональные навыки — всё, что напрямую связано с оценкой деловых качеств кандидата и его соответствия должности.
  • Уже избыточно и незаконно. Семейное положение, состав семьи, сведения о родственниках, вероисповедание, национальность, размер зарплаты на предыдущем месте, идентификационный номер — если это не обусловлено спецификой должности, включение таких вопросов в анкету нарушает закон о защите персональных данных.

Отдельная опасность таких вопросов — не только в персональных данных, но и в дискриминации: на основании сведений о семейном положении или задолженностях наниматель может, пусть и неявно, отсеивать кандидатов по признакам, не связанным с их деловыми качествами, а это уже прямое нарушение статьи 14 Трудового кодекса.

Исключение — вопросы, которые действительно нужны для конкретной должности: например, о состоянии здоровья можно спрашивать, если работа связана с вредными или опасными условиями труда и это прямо влияет на допуск к ней.

Что наниматель вправе потребовать при оформлении на работу

Список документов, которые наниматель обязан потребовать при заключении трудового договора, закрыт статьёй 26 Трудового кодекса и требовать сверх него что-либо запрещено:

  • документ, удостоверяющий личность (паспорт, вид на жительство, удостоверение беженца и другие, определённые Указом № 294);
  • трудовую книжку — кроме тех, кто устраивается на работу впервые, и совместителей;
  • документ об образовании или обучении, если он подтверждает право на выполнение данной работы;
  • направление на работу в счёт брони — для отдельных категорий работников;
  • индивидуальную программу реабилитации — для инвалидов;
  • декларацию о доходах и имуществе, страховое свидетельство, медицинскую справку и другие документы — но только если их предъявление прямо предусмотрено законодательным актом, а не пожеланием кадровика.

Отдельно Декрет № 5 даёт нанимателю право запросить характеристику с предыдущего места работы — её обязаны выдать в течение семи календарных дней. А для приёма в госорганы и организации с преобладающей долей государства характеристика и сведения из единого банка данных о правонарушениях — уже не право, а обязанность нанимателя. Кодекс прямо закрывает эту тему одной строкой: требовать документы, не предусмотренные законодательством, запрещено.

Персональные данные уже оформленного сотрудника

После того как трудовой договор заключён, правовое основание для обработки данных работника меняется: согласие больше не нужно, обработка идёт в силу трудовых отношений и требований законодательства — если данные и их объём действительно вытекают из обязанностей нанимателя по Трудовому кодексу. Это не индульгенция на любой сбор: то же правило соразмерности продолжает действовать, просто основание другое.

На практике для малого бизнеса это означает:

  • личное дело и трудовая книжка ведутся по установленным законодательством формам — не нужно придумывать собственные разделы «для внутреннего пользования» с лишними графами;
  • сведения о состоянии здоровья, семейном положении, наличии детей запрашиваются только тогда, когда от этого зависит конкретная гарантия — например, отпуск матери-одиночке или перевод на лёгкий труд, а не «для полноты картины»;
  • доступ к личным делам сотрудников должен быть ограничен теми, кому это нужно по работе — HR и непосредственным руководителем, а не всем, у кого есть доступ к общей папке.

Сколько хранить данные отказанных кандидатов

Отдельная частая претензия НЦЗПД — резюме и анкеты, которые наниматель хранит бесконечно после отказа кандидату, объясняя это тем, что «пригодится вернуться к нему позже». Закон требует обратного: данные хранятся не дольше, чем того требует заявленная цель обработки. Для цели «рассмотрение резюме (анкеты) кандидатов» срок обработки при отказе в трудоустройстве обычно составляет год, а само согласие на обработку хранится ещё год после окончания срока его действия. Если проверка или жалоба выявят, что резюме отказанных кандидатов пылятся в базе годами, — центр выносит требование об устранении нарушения, и данные придётся уничтожить.

Что грозит за нарушения

Ответственность здесь работает в двух направлениях сразу, и наниматель может получить по обоим:

  • Административная ответственность по статье 23.7 КоАП — общий порядок нарушений при обработке персональных данных, а для тех, кому данные стали известны в связи с профессиональной или служебной деятельностью (то есть для HR и кадровиков напрямую), предусмотрен повышенный штраф — от 4 до 100 базовых величин.
  • Дисциплинарная ответственность самого работника. С 2021 года Трудовой кодекс содержит отдельное основание для увольнения — нарушение порядка сбора, хранения, изменения, использования или удаления персональных данных. Уволить по этому основанию можно, например, кадровика, который собрал данные в объёме больше необходимого или хранил резюме дольше положенного срока.

Полную шкалу штрафов и уголовную ответственность за нарушения с персональными данными смотрите в материале о персональных данных для малого бизнеса — нормы там общие для любой обработки, кадровая тема просто добавляет к ним ещё и трудовое законодательство.

С чего начать, если анкеты в компании давно устоялись

Если у вас в компании анкета для соискателей досталась «по наследству» от предыдущего HR или скопирована из интернета — не обязательно переписывать всё с нуля, достаточно пройти анкету по одному вопросу:

  1. Уберите из анкеты кандидата всё, что не связано напрямую с оценкой деловых качеств: семейное положение, вероисповедание, национальность, доходы на прошлом месте.
  2. Проверьте, есть ли у вас процедура получения согласия для резюме, которые приходят напрямую на почту, — если нет, добавьте короткий автоответ с запросом согласия.
  3. Установите себе срок хранения резюме отказанных кандидатов — год — и не держите базу «на всякий случай» дольше.
  4. Сверьте список документов, которые кадровик требует при приёме на работу, со статьёй 26 Трудового кодекса — если что-то лишнее, уберите.

Ничего из этого не требует юриста на аутсорсе или дорогого софта — только внимания к тому, что реально нужно для работы, а что осталось в анкете по привычке.

Источники:

  • Трудовой кодекс Республики Беларусь от 26.07.1999 № 296-З, статьи 14, 26 — pravo.by
  • Закон Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» — pravo.by
  • Министерство труда и социальной защиты Республики Беларусь: документы при заключении трудового договора — mintrud.gov.by
  • «Семейное положение, вероисповедание, кредиты: что незаконно спрашивают в анкетах при приеме на работу» — sb.by
  • «Обработка персональных данных кандидатов на трудоустройство» — ilex.by