Полгода назад Марина открыла ИП — печёт торты на заказ. С бухгалтером договориться не вышло: минимальный тариф в её городе начинается от 150 рублей в месяц, а заказов пока три-четыре в неделю. Учёт вести обязана — это не вопрос выбора, а требование Налогового кодекса. Разбираемся, что именно нужно вести на каждой системе налогообложения — включая упрощённую систему для тех, кто вырос из ИП в небольшое ООО — и как справиться своими силами, не наняв бухгалтера с первого дня.

Учёт обязателен, даже если бухгалтер не нужен

Индивидуальные предприниматели обязаны вести учёт доходов и расходов — это прямо прописано в Налоговом кодексе (п. 38 ст. 205), а порядок такого учёта определяет Министерство по налогам и сборам своей Инструкцией, утверждённой постановлением МНС № 5 от 30.01.2019 (с изменениями от 5 марта 2026 года). Не «желательно» и не «для порядка» — если налоговая проверка не найдёт книгу учёта или найдёт её с ошибками, штраф прилетит независимо от того, был ли у ИП бухгалтер.

Хорошая новость: форма учёта разная для разных систем налогообложения, и для большинства начинающих ИП она проще, чем кажется. У самозанятых на НПД учёта в привычном смысле вообще нет — за них его ведёт приложение.

Сначала разберитесь, на какой системе вы работаете

Форма книги учёта прямо зависит от того, как вы платите налоги. Смешивать формы нельзя — и от этого зависит, сколько работы у вас будет каждый день.

  • Единый налог. Фиксированная сумма в месяц по конкретному виду деятельности — сейчас это узкий список: краткосрочное проживание, строительство, такси, розница отдельными продовольственными и непродовольственными товарами. Подробно о том, кто теперь может работать на этом налоге и что изменилось с 2026 года, мы разбирали в материале «Единый налог для ИП в 2026 году: что изменилось и что делать».
  • Общая система (подоходный налог). Налог считают с разницы между доходами и расходами — 20% (30% для розничной торговли и транспортной деятельности с 2026 года). Здесь без учёта расходов не обойтись: чем точнее он ведётся, тем меньше налог.
  • НПД (налог на профессиональный доход). Не для ИП, а для физлиц без регистрации — ремесленники, репетиторы, доставка, часть услуг из утверждённого перечня. Отдельного учёта не требует: всё делает приложение «Налог на профессиональный доход», через которое самозанятый формирует чеки. Минимальный налог с 1 июля 2026 года — 45 рублей в месяц (18 рублей для пенсионеров), об этом мы писали в «НПД с 1 июля: минимальный налог 45 рублей и принудительное исключение из реестра».
  • УСН (упрощённая система налогообложения). Строго для юридических лиц — индивидуальный предприниматель на упрощёнке работать не может: если вы выросли из ИП в ООО, эта система становится доступна только теперь. Ставка — 6% от валовой выручки, без учёта расходов вообще, но со своей отдельной книгой учёта.

Если не уверены, какая система у вас сейчас, — посмотрите свою налоговую декларацию за прошлый квартал или уточните в личном кабинете на nalog.gov.by — войти туда и подать декларацию в электронном виде можно только с ЭЦП, без неё бумажный вариант для ИП уже не доступен. Дальше — по порядку: единый налог, общая система для ИП, учёт на НПД, а отдельно — упрощёнка для тех, кто вырос из ИП в юрлицо.

Единый налог: книга учёта валовой выручки

Если вы на едином налоге, вести подробный учёт расходов не нужно — налог фиксированный и от суммы выручки прямо не зависит. Но саму выручку фиксировать обязательно: для этого есть отдельная форма — книга учёта валовой выручки от реализации товаров (работ, услуг), она в приложении 2 к Инструкции МНС № 5.

Что нужно знать о ведении этой книги:

  • вести можно на бумаге или в электронном виде, но электронную версию нужно распечатывать и оформлять на бумажном носителе по итогам налогового периода;
  • записи вносятся в хронологическом порядке — по датам поступления денег, а не по датам заключения договоров;
  • при необходимости книгу можно дополнить своими графами — например, чтобы отдельно отражать суммы, которые выручкой не считаются: залог за прокат, аванс, задаток.

Для большинства ИП на едином налоге это буквально одна строка в день: дата и сумма. Сложность начинается, если совмещаете единый налог с другой деятельностью, которая под него не попадает, — тогда учёт по ней ведётся отдельно, по правилам общей системы.

Общая система: здесь расходы решают, сколько вы заплатите

На общей системе налог считают с разницы между доходами и расходами, поэтому от полноты учёта расходов напрямую зависит сумма к уплате. Инструкция МНС № 5 предусматривает несколько книг учёта — какие вести, зависит от вида деятельности:

  • книга учёта доходов и расходов — основная, куда попадает вся выручка и все документально подтверждённые расходы;
  • книга учёта основных средств и начисленной амортизации — если у вас есть оборудование, транспорт, недвижимость сроком службы больше года;
  • книга учёта запасов — если торгуете или производите что-то из закупаемого сырья.

Пример: почему расходы важно фиксировать день в день

ИП-мастер по ремонту техники закупил запчастей на 400 рублей и в тот же месяц выполнил заказов на 900 рублей. Если он не сохранил накладные на запчасти и не внёс их в книгу учёта, налоговая база — все 900 рублей, а не 500 рублей разницы. Подоходный налог по ставке 20% — 180 рублей вместо 100. Разница в 80 рублей — цена одной забытой накладной.

Отдельная тема — норматив расходов без подтверждающих документов. Если собирать все чеки и накладные накладно, можно вместо документального подтверждения применить норматив: с 2026 года это 30% от подлежащих налогообложению доходов для розничной торговли и транспортной деятельности, 20% — для остальных видов деятельности. Норматив выгоден, когда реальные расходы меньше этой доли: считать проще, а налоговая база даже ниже.

Что обязательно нужно сохранять для документального подтверждения расходов:

  • накладные и товарные чеки от поставщиков;
  • договоры и акты на услуги, которые вы заказывали для бизнеса;
  • платёжные документы — квитанции, выписки, чеки об оплате аренды, связи, топлива;
  • документы по автомобилю, если он используется в деятельности — учёт топлива, шин теперь можно вести по форме, которую вы сами утвердите, но с обязательным набором данных, который прописан в Инструкции № 5.

НПД: учёта нет, есть только чек в приложении

Для самозанятых на НПД всё устроено иначе — и это одно из главных преимуществ режима. Вести книгу учёта не нужно, подавать декларации не нужно. Всё, что требуется, — сформировать чек в приложении «Налог на профессиональный доход» по каждому доходу, полученному от деятельности.

Дальше приложение делает всё само: рассчитывает предварительную сумму налога, а до 10 числа следующего месяца налоговый орган присылает через приложение точную сумму к уплате. Заплатить нужно до 22 числа. Учёт в привычном понимании подменяется дисциплиной: не забывать формировать чек в момент получения каждого платежа, а не «вспомнить в конце месяца».

Здесь и главная ловушка НПД: если чек не сформирован, доход как бы не существует для налоговой — но и подтвердить его при случае (например, банку при оформлении кредита) вы не сможете. Формировать чек день в день — не бюрократия, а простая самозащита.

УСН: для тех, кто вырос из ИП в юрлицо

Если бизнес расширился и вы зарегистрировали ООО (или ИП «бесшовно» перешёл в коммерческую организацию), появляется доступ к упрощённой системе налогообложения — но это уже не про ИП, а про юрлицо. Применять УСН могут организации с численностью до 50 человек и валовой выручкой не более 3 735 000 рублей нарастающим итогом с начала года. Ставка — 6% от валовой выручки, посчитанной кассовым методом: в базу попадают все поступления на счёт и в кассу, включая предоплаты и авансы.

Учёт на УСН отдельный от учёта ИП — своя книга учёта доходов и расходов организаций, применяющих УСН, утверждённая совместным постановлением МНС, Минфина, Минтруда и Белстата от 28.11.2022 № 35/54/75/133. Небольшим компаниям здесь проще: если численность не превышает 15 человек и валовая выручка с начала года — не больше 960 000 рублей, ведение этой книги заменяет обязанность вести полный бухгалтерский учёт. Как только показатели превышены, бухучёт становится обязательным дополнительно к книге.

Вести книгу учёта можно и в личном кабинете на портале МНС — там есть сервис, который сам подтягивает данные о кассовых и безналичных расчётах и формирует декларацию по налогу при УСН на основе внесённых записей. Раздел учёта страховых взносов в ФСЗН в этом сервисе не ведётся — там записи придётся вносить на бумаге или в своей электронной форме отдельно.

Как вести учёт своими силами, если бухгалтер пока не по карману

Если вы на едином налоге или НПД, специальных инструментов не нужно — записи в тетради или простой таблице достаточно. Если на общей системе или на УСН, стоит завести систему из трёх привычек:

  1. Заведите таблицу сразу с нужными графами — дата, что за операция, сумма, документ-основание. Отдельные листы для доходов и расходов, отдельный — для основных средств, если они есть.
  2. Вносите операции в день, когда они произошли, а не по памяти в конце месяца. Память подводит именно там, где вы теряете деньги — на мелких расходах без явного документа.
  3. Храните все подтверждающие документы в одном месте — папка, облако, фотографии чеков в отдельном альбоме в телефоне. Налоговая проверка смотрит не только на записи в книге, но и на документы, которые их подтверждают.

Если считаете себестоимость товаров или услуг для книги учёта, отдельно поможет разобраться наш материал «Как посчитать цену на товар или услугу: пошаговая инструкция» — там про то же самое, только с точки зрения ценообразования, а не налоговой отчётности.

Отдельная опасность для ИП на общей системе — не путать учёт доходов и расходов с контролем за деньгами на счету. Прибыльный бизнес по книге учёта может остаться без денег на зарплату, если клиенты платят с отсрочкой. Это отдельная проблема — кассовый разрыв, и решают её не книгой учёта, а платёжным календарём.

Когда пора нанимать бухгалтера

Учёт своими силами работает, пока операций немного и вы успеваете вносить их без ошибок. Сигналы, что пора искать бухгалтера хотя бы на аутсорсе:

  • операций стало больше десяти-пятнадцати в неделю, и вы регулярно вносите их с опозданием;
  • появились наёмные работники — добавляется учёт зарплаты, взносов в ФСЗН, отдельная отчётность;
  • вы стали плательщиком НДС или добавили вид деятельности, который требует другой формы учёта;
  • ошибка в учёте уже привела к штрафу или доначислению налога — это тревожный сигнал, что самостоятельного контроля не хватает.

Для организаций на УСН этот момент уже проигран в критериях выше — книга уже не заменяет бухгалтерский учёт, а дополняет его по закону, а не по желанию владельца.

Бухгалтер на аутсорсе стоит дешевле штатного и часто дешевле, чем один пропущенный вычет или неправильно посчитанный норматив расходов. Но начать с самостоятельного учёта — разумный шаг: он приучает следить за деньгами, а не просто отдавать эту задачу кому-то другому и терять из виду, что происходит с бизнесом на самом деле.

Источники:

  • Сайт Министерства по налогам и сборам: учёт доходов и расходов ИП (п. 38 ст. 205 НК), формы документов и текст инструкции о ведении учёта (в ред. от 05.03.2026), налог на профессиональный доход, упрощённая система налогообложения — nalog.gov.by: учёт ИП, формы документов, НПД, УСН
  • МНС — об изменениях в порядке ведения учёта доходов и расходов ИП (комментарий к постановлению № 12 от 05.03.2026) — pravo.by